юридическая консультация
Главная / Задать вопрос юристу / Напишите нам
print this page
Тел.:(495)764-45-16
Изменения законода-тельства,бизнес-советы

Документационное закрепление структуры и штата предприятия. Структура и штатная численность, штатное расписание (Т-3), замещение должностей.

Структура и штат предприятия.
    Одной из важных задач эффективного управления организацией является оптимизация бизнес-процессов с целью снижения затрат. Справиться с такой задачей может только компании, в которых существует продуманная, документально закрепленная, логичная внутренняя организация, т.е. документально описанная система взаимоотношений сотрудников. Одной из форм внутренней организации компании является закрепление структуры и штата предприятия. При этом штат предприятия можно определить как постоянный состав сотрудников, а понятие «структура» в общем смысле означает внутреннее устройство чего-либо.

   Значимость данной формы выражается в том, что структура позволяет определить состав сотрудников предприятия, а также их соподчиненность, что в свою очередь позволяет дифференцировать управляющее воздействие, делегировать полномочия на руководителей структурных подразделений, организовать цепочку контроля и ответственности. Структура и штатная численность предприятия закрепляются в документе, в котором содержится перечень структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия.

   Данный документ не имеет унифицированной формы и утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Этот документ служит основанием для составления штатного расписания. Структурное подразделение предприятия выделяется для решения определенных задач, выполнения каких-либо функций и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач. Можно сказать, что весь штат предприятия организовывается в определенную структуру, состоящую из подразделений в определенной соподчиненности. Необходимость такого структурирования предприятия обусловлена задачами оптимизации управления на предприятии: делегирования части функций от высшего руководства компании менеджерам среднего звена, определения круга подчиненных данных менеджеров. Можно выделить различные виды структурных подразделений: управление, служба, отдел, отделение и т.д.

   При определении структуры руководителю предприятия необходимо самостоятельно решить, какие наименования использовать, т.к. каких-либо нормативных требований на этот счет законодательством РФ не предусмотрено. Нормативы штатной численности предприятия также определяются самостоятельно. Важно учитывать, что дробление структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. С другой стороны, нецелесообразно создавать и слишком крупные подразделения из нескольких десятков человек с одним руководителем без определения внутренней структуры, т.к. это затруднит управление данным подразделением.

   Штатное расписание.

   Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Для штатного расписания Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» установлена унифицированная форма Т-3. Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением).

   Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров. В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее «ТК РФ») понятие «штатное расписание» встречается дважды. Согласно ст.15 ТК РФ трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. А статьей 57 ТК РФ, установлено, что в трудовом договоре указывается трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Таким образом, согласно логике трудового законодательства, штатное расписание закрепляет должность, а для должности, соответственно, определяется трудовая функция.

   Трудовая функция для конкретной должности определяется в таком документе, как должностная инструкция. Штатное расписание утверждается работодателем по своему усмотрению без учета мнения представительного органа работников организации. Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения, дополнения, сроков действия и даты введения. Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, с любой интенсивностью и в любую из перечисленных позиций. Устанавливая наименования должностей, профессий и специальностей с целью формирования штатного расписания организации, руководителю необходимо придерживаться перечня профессий и должностей, установленных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367. В штатном расписании указываются не конкретные работники, а количество должностей и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания. Зачастую в трудовых договорах работников есть положение: «оклад устанавливается согласно штатному расписанию». С целью соблюдения требования трудового законодательства об обязательном письменном ознакомлении сотрудников об условиях оплаты труда, к трудовому договору прикладывается лист с действующим штатным расписанием организации, где сотрудники ставят свои подписи и даты ознакомления. При этом обеспечить конфиденциальность сведений о размере заработной платы каждого сотрудника в этом случае становится практически не возможным.

   Полагаю, установленный размер заработной платы каждого работника необходимо указывать либо непосредственно в трудовом договоре, либо в дополнении к нему. Отсутствие штатного расписания может трактоваться как нарушение законодательства о труде и об охране труда. За это предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа, который налагается на должностных лиц (в том числе индивидуальных предпринимателей) в размере до 5000 руб. и на юридических лиц до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Работодатель, не имеющий штатного расписания, лишается возможности документально подтвердить правомерность своих действий при сокращении численности или штата работников в соответствии с ТК РФ. Также штатное расписание в некоторых случаях подтверждает обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг).

   Замещение должностей.

   Трудовой кодекс РФ употребляет понятие «замещение должностей» применительно к заключению трудового договора при избрании по конкурсу (ст. 16, 18 ТК РФ). Однако в практике под «замещением должности» часто понимается исполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника. В данном случае применение этого термина не корректно, т.к., ТК РФ оперирует применительно к таким отношениям термином «перевод на другую работу» (ст. 72.1 ТК РФ)

   По общему правилу перевод на другую работу производится на основании соглашения работника и работодателя в письменной форме. ТК РФ содержит лишь два основания, когда перевод возможен без согласия работника:
   - на срок до одного месяца любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;    
   - в случаях, необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника. На практике необходимость временного перевода на другую работу встречается достаточно часто (например, при отпуске работника другой работник выполняет обязанности отсутствующего).
   Полагаю, полезным для оптимизации и выстраивания внутренних процессов уделить внимание такой форме перевода на другую работу в локальных нормативных актах. Целесообразным, на мой взгляд, является описание процедуры замещения отсутствующих работников. Можно выделить два случая, когда необходимо подобное замещение: - в случае, если уходит в отпуск, либо отсутствует по иным причинам (командировка, болезнь) руководитель структурного подразделения; - в случае отсутствия по каким-либо причинам рядового сотрудника. При описании правил действия в данном случае следует опираться на организационную структуру и штатное расписание. Для замещения руководителя структурного подразделения может быть целесообразным введение должности заместителя руководителя, либо указать, что руководитель структурного подразделения самостоятельно назначает ответственное лицо. В случае отсутствия работника принятие решения об ответственном сотруднике относится к компетенции руководителя структурного подразделения. Документальное оформление данных процессов можно упорядочить следующим образом: - замещение руководителя структурного подразделения оформляется приказом руководителя организации; - полномочия по изданию письменного распоряжения о замещении сотрудника можно делегировать на уровень руководителя структурного подразделения. Таким образом, можно сделать вывод, что имеющаяся нормативная база предоставляет широкий набор инструментов для упорядочения внутренней организации предприятия. При этом важную роль играют не только сами ее элементы, но и надлежащее оформление всей необходимой документации.
Воронин А.

Если вам требуется помощь при составлении структуры и штата обратитесь за нашими юридическими услугами в сфере трудовых отношений.

©2009-2019 ООО "Правовой Представитель". Все права защищены.
Не допускается копирование, переработка и иное использование содержимого сайта без нашего предварительного письменного согласия.
Адрес: г. Москва, ул. Маши Порываевой, 38а.
Teл.:(495)764-45-16.